Comment bien préparer son déménagement de bureaux ?
La préparation au déménagement va vous être d’une grande aide pour l’organisation de cet évènement, mais aussi pour réduire l’impact social sur vos salariés.
Les premiers pas de votre déménagement de bureaux
Avant toute chose, il faut définir ce qui motive le déménagement de bureaux. Cela peut être pour vous procurer des locaux plus grands ou plus petits. D’autres raisons peuvent être la cause de ce déménagement : le loyer est trop cher, la situation géographique vous déplaît… Peu importe la raison, cette étape est cruciale. Elle vous permettra par la suite d’expliquer la situation à vos salariés ainsi que de définir vos besoins.
Une fois vos attentes prédéfinies, vous pouvez commencer à chercher vos nouveaux locaux. Le but étant d’avoir une idée précise de ce que vous recherchez et non de faire un choix.
Pour finir, après avoir vu ces points importants, vous pouvez commencer à considérer un budget pour ce déménagement. Celui-ci peut varier selon plusieurs critères et ne sera pas définitif.
Prévenir vos salariés
Prévenir vos salariés est une partie importante de votre déménagement de bureaux. La façon dont vous allez annoncer la nouvelle est importante et doit être amenée de façon positive.
La communication de cette annonce doit être faite rapidement pour ne pas prendre vos salariés au dépourvu.
Plusieurs options s’offrent à vous pour communiquer sur les raisons de ce déménagement :
- Faire une visite des nouveaux locaux
- Rédiger une note interne
- Faire un sondage pour les inclure dans la décision des nouveaux locaux
- Demander l’avis des salariés sur l’aménagement des bureaux sous forme d’enquête de satisfaction
Les démarches administratives
Pour votre déménagement de bureaux, plusieurs démarches administratives sont à prévoir et cela plusieurs mois à l’avance.
Respecter le préavis du bail commercial
Lors de votre emménagement dans vos locaux actuels, la signature d’un bail commercial a été réalisée. Pour votre déménagement dans vos nouveaux bureaux, vous devez prévenir votre bailleur par lettre recommandée ou par acte huissier au minimum 6 mois avant votre déménagement. Veillez à bien respecter les conditions de votre bail. Les dates de résiliation et de fin de bail y sont mentionnées.
Certains contrats peuvent avoir un délai supérieur à 6 mois, vérifiez la durée de votre bail commercial. Cela vous permettra de vous organiser correctement, et d’éviter des démarches administratives en plus.
Les changements d’adresse
Dès que vous connaissez l’adresse de vos nouveaux locaux, renseignez-la auprès de vos fournisseurs internet, électricités, gaz… Ainsi qu’aux différentes administrations : mairie, poste, …
Le changement d’adresse est aussi à faire au niveau de votre site internet, vos brochures, cartes de visite, …
A noter que pour économiser sur votre budget, il serait intéressant d’épuiser vos stocks en cartes de visite et brochures avant de changer d’adresse. Vous pourrez ainsi imprimer vos nouveaux documents qui seront à jour et éviter le gâchis.
Faire l’inventaire informatique
Une des dernières choses à prévoir pour votre déménagement de bureaux est l’inventaire informatique. Cela consiste à faire une liste de l’ensemble de votre matériel informatique :
- Vos logiciels et applications
- Vos postes de travail
- Vos accessoires (souris, clavier, écrans, …)
- Vos périphériques (disques durs, clé USB, imprimante, …)
- Vos appareils électroniques mobiles (téléphones, tablettes, ..)
- Vos aménagements réseaux (WIFI, …)
- Le Cloud
Nous vous conseillons d’étiqueter le matériel informatique pour savoir à qui il est destiné , cela vous aidera lors de votre emménagement.
Pour que tout se passe au mieux, assurez-vous que les nouveaux locaux utilisent une bonne connexion internet pour pouvoir récupérer toutes vos données.
Dans l’idéal, l’interruption informatique ne doit pas dépasser une journée d’arrêt, cela évitera d’interrompre l’activité de votre entreprise trop longtemps.
Nettoyer vos anciens bureaux
Pour finir la préparation de votre déménagement de bureaux, nettoyez vos anciens locaux avant de partir. Vous pouvez confier cette tâche à une entreprise spécialisée ce qui vous garantira un bon état des lieux. De plus, il existe beaucoup de formules de nettoyage différentes, il vous suffit de choisir la plus adaptée à vos besoins.
Combien coûte un déménagement de bureaux ?
Vous avez récemment fait le choix d’investir dans de nouveaux locaux pour agrandir vos espaces ou bien les rendre plus modernes. Il est alors important d’estimer le coût du déménagement de vos bureaux. Cela vous permet de prévoir une enveloppe budgétaire en conséquence.
Il faut savoir qu’un déménagement professionnel peut varier de quelques centaines d’euros à plusieurs milliers d’euros.
Les dépenses à anticiper
Un déménagement professionnel ne repose pas sur le déplacement des cartons uniquement. De nombreux critères essentiels sont à prendre en compte pour établir son coût tels que :
- L’achat du nouveau mobilier et des équipements professionnels
- Les coûts liés à la location ou l’achat des locaux
- La mise à jour des contrats de services
- Les frais d’installation téléphonique et électrique
- Le contrôle des nouvelles installations
Si vous souhaitez changer de local, ces éléments doivent être anticipés en amont du déménagement. Ils vous permettront de vivre au mieux votre nouvelle installation et d’établir un budget global pour celle-ci.
Le déménagement d’un poste de travail
En moyenne, on estime un coût de 100 à 200 € pour un poste de travail, cependant ce prix peut facilement varier. Le type de matériel à déménager est un facteur à prendre en compte. En effet, un ordinateur n’est pas transporté de la même manière qu’un bureau ou une chaise. Afin de ne pas être surpris par les frais annoncés par les déménageurs, vous pouvez effectuer différents devis auprès des sociétés de déménagement.
L’organisation du nouveau bureau
L’aménagement des nouveaux locaux fait également partie de vos priorités pour ce déménagement. Si les espaces sont désormais plus grands, une augmentation du nombre de postes de travail et du matériel sera nécessaire. En moyenne, l’aménagement des bureaux représente 50 % à 75 % des coûts du déménagement.
Ces dépenses sont nécessaires si vous souhaitez concevoir des espaces de travail dans des locaux vides ou non équipés.
Les coûts supplémentaires
Le changement de local a également un impact sur les employés. Si votre nouvelle installation se trouve fortement éloignée de l’ancienne, vous devez verser une prime de déménagement à vos salariés. La prime de déménagement regroupe les frais de transport, les coûts de déménagement, la relocalisation ainsi que des frais supplémentaires d’installation.
De plus, il est possible que vos salariés ne souhaitent pas changer d’endroit et choisissent de démissionner. Des coûts de licenciement et de départs volontaires sont ainsi à prévoir. Vous devrez alors en compensation penser à un plan de recrutement qui s’ajoute au coût du déménagement.
Le déménagement de vos bureaux peut ainsi varier, il est primordial de prendre en compte tous ces critères pour obtenir un tarif précis. Anticiper, vous permet d’avoir une idée fixe sur votre projet.
Comment créer une charte de projet pour un déménagement de bureaux ?
Afin de simplifier et d’organiser toutes les démarches du déménagement de votre bureau, il est utile de mettre en place une charte de projet. Comme pour tout grand événement, un déménagement se doit d’être bien préparé, particulièrement si toute une entreprise est concernée.
Également appelée lettre de mission ou encore kick-off, une charte de projet permet de mettre à l’écrit l’entière planification de votre projet. Dans ce cas, celle du déménagement d’un bureau. C’est une présentation d’accroche mettant en avant les objectifs, les moyens d’accomplissement ainsi que la pertinence du projet.
En établissant une charte de projet, vous favorisez la compréhension de votre ambition. Néanmoins, certains points doivent être réfléchis avant de se lancer dans le déménagement d’un bureau.
La raison du déménagement de bureau
Avant même de commencer la rédaction d’une charte de projet, il est important de réfléchir au besoin entraînant ce projet. Si vous en avez la possibilité, incluez vos collaborateurs dans la prise de décision. Vous pourrez ainsi réfléchir collectivement à différentes problématiques : le déménagement du bureau est-il nécessaire ? Est-ce que l’entreprise rencontre réellement un manque de place ou est-ce simplement un problème d’aménagement ? Après avoir sondé votre équipe, vous aurez la réponse à vos questions. Vous pourrez alors commencer à rédiger les grandes lignes du projet de déménagement de votre bureau. Il est d’usage de réfléchir au budget dont vous avez besoin, à la localisation de votre futur bureau ainsi qu’à la date du déménagement avant même la présentation de votre projet. L’annonce d’un déménagement de bureau est importante. C’est pour cela qu’elle se doit d’être réfléchie et préparée.
Les éléments à retrouver dans une charte de projet de déménagement
Afin de faire de votre charte de projet un document valide et compréhensible, certains éléments doivent absolument apparaître sur celui-ci, notamment :
- Un résumé concis mettant en avant les besoins rencontrés avant le projet de déménagement du bureau
- Le but du déménagement du bureau
- Une estimation brève des coûts nécessaires pour le déménagement
- Les risques hypothétiques du projet
- Les noms des personnes responsables du projet de déménagement
- Le temps estimé pour le déménagement complet
Afin de maximiser l’organisation du déménagement d’un bureau, il est intéressant d’accompagner la charte de projet d’un calendrier détaillé. Celui-ci vous permettra de maîtriser le déroulé du déménagement et d’ainsi éviter les oublis.
